Confluence でのプロジェクト ハブの作成

作業を整理できるプロジェクト ハブを構築

プロジェクト ハブを適切に構成すると、チームは常に最新情報を入手し、スムーズに作業できます。すべてが 1 か所にまとめられているため、チームは重要な詳細に簡単にアクセスし、戸惑うことなくプロジェクトを進められます。

Confluence では、プロジェクト スペースを作成できます。このスペースでは、プロジェクト計画、リスク評価、ステータス レポート、タイムラインなどの重要なリソースすべてに全員が容易にアクセスできます。

ネストされたページを使い、情報を論理的に構造化します。「プロジェクトの最新情報」の下のミーティング議事録や「ワークフロー管理」のタスクの依存関係などのグループ関連のコンテンツです。ラベルを追加し、チームが古いファイルを調べなくても必要な情報をすぐに見つけられるようにします。

適切なメンバーがコンテンツを閲覧、編集、または管理できるよう、権限でアクセスを制御します。機密のキャンペーン資料を保護しつつ、部門横断型のチームには必要なアクセス権を付与します。

構造化された、操作しやすい 1 つのプロジェクト ハブにすべてがまとめられていれば、チームは情報検索の時間を減らし、プロジェクトの成功に向けてより多くの時間を費やすことができます。

ページ、ホワイトボード、スマート リンクを活用して、よりスマートに計画

Confluence では、すべてを接続された 1 つのワークスペースにまとめられるため、容易に計画できます。ページを利用して、スコープの定義やリソース割り当てなどの重要なプロジェクト情報を記録し、構造化されたアクセスしやすい状態に保ちます。スマート リンクを埋め込むと、Google ドキュメントや Figma などの外部ツールからライブ データを取り込めるため、チームはアプリを切り替えることなく 1 つのスペースで作業できます。

さらに、ホワイトボードはアイデアをブレーンストーミング・整理するためのインタラクティブなスペースになります。プロジェクトのタイムラインを計画したり、ワークフロー プロセスを視覚的で柔軟な形式で描いたりできます。

要素、付箋、リアクションをドラッグ & ドロップすることで、チーム メンバーはライブでも非同期でも、シームレスにコラボレーションできます。計画が確定したら、Confluence 内でブレーンストーミングを実行可能なタスクに変えます。

部門横断型のプロジェクトの開始を想像してみましょう。ドキュメント間を移動するのではなく、さまざまなチームが Confluence ページでゴールについて認識を一致させ、ホワイトボードで依存関係をマッピングし、Jira からのリアルタイムのプロジェクトの最新情報を埋め込むことができます。これらすべてを 1 つの接続されたワークスペースで行えます。すべてがリアルタイムで更新されるため、チームは最新の状態を保ち、明確に作業を進めることができます。

テンプレートとデータベースで整理

複雑なプロジェクトでは、コンテンツ、資産、承認が次々と発生します。明確なシステムがなければ、チームは進捗の追跡に苦労し、相次いで遅れが生じます。重要な詳細を見落としてしまい、アクションの実行が遅れ、プロジェクトを予定どおりに進めるのが難しくなります。

Confluence テンプレートを使えば、ワークフローを構造化できます。テンプレートによって、繰り返し可能なワークフローを合理化できるため、チームはドキュメントを再構築する必要はありません。

プロジェクト計画が必要な場合は、プロジェクト計画テンプレートを利用して、ゴール、タイムライン、責任の概要を示します。リスクを詳細に表すには、リスク評価マトリックス テンプレートを利用して、潜在的なブロッカーや緩和戦略を文書化できます。

データベースは、情報を簡単に整理するだけにとどまらず、プロジェクトの詳細を動的に保ちます。スプレッドシートをやりくりするのではなく、カスタム データベースを作成して、構造化された 1 つのビューでタスクの割り当て、プロジェクトのマイルストーン、リソースの割り当てを追跡できます。データベースでタスクのステータスを直接更新し、リアルタイムで進捗を反映します。複数のツールにわたる変更を手動で追跡する必要はありません。

たとえば、複数のチームで製品のローンチを管理しているとします。ローンチ追跡データベースを利用して、機能開発の調整、市場開拓タスクの追跡、関係者の承認の監視を行います。すべてが構造化され、検索可能であるため、チームは連携して、円滑にロールアウトできます。

タスクとタイムラインで進捗を追跡

プロジェクトの管理には、締め切りの変更、タスクの責任者の変更、チーム間の依存関係の監督など、多くの追跡や調整が必要です。進捗を監視する明確な方法がなければ、締め切りに間に合わず、チームは最新情報の追跡で時間を無駄にしてしまいます。

Confluence でタスクを直接割り当て、チームメイトにタグ付けして作業を進めます。プロジェクトのスコープを最終決定する場合でも、依存関係を解決する場合でも、すべてのタスクに明確な責任者がいます。ステータスの絵文字 (完了には ✅、ブロッカーには ⚠️ など) を使うか、ステータス マクロを追加して、「進行中」や「要レビュー」など、色分けした角の丸い四角でプロジェクトの更新状況を表示します。マクロを利用すると、エディターでステータスを直接更新できるため、チームは常に最新情報を一目で把握できます。

長期計画の場合、ロードマップ プランナーが成果物のタイムラインを視覚的に示します。ガントスタイル ツールのそれぞれのバーは重要なマイルストーンを表しており、対応する Confluence ページに直接リンクしています。

この鳥瞰図は、プロジェクトが破綻しないように遅延を把握するのに役立ちます。たとえば、ユーザー テストに予想以上に時間がかかった場合、ロードマップ プランナーではその影響が直ちにハイライトされるので、優先順位を調整して流れを維持することができます。締め切りに遅れることなく、すべてのステップを完全に可視化して管理できます。

Jira 統合でチームの同期を保つ

チームが異なれば、同じ情報に対する視点も異なります。プロジェクト マネージャーには全体的なロードマップが必要ですが、エンジニアリング チームや運用チームは Jira で具体的なタスクに注目します。シームレスに統合できなければ、重要なコンテキストが失われ、ローンチの優先度が不明瞭になる可能性があります。

しかし、Confluence と Jira なら、その連携によって機能が向上します。統合により、計画と実行は常に連携しています。Jira 課題を Confluence に取り込めば、作業をリアルタイムでアップデートできるので、ステータス レポートを何度も確認する必要はなくなります。スプリント、エピック、そして主要なプロジェクト タスクをドキュメントに直接リンクして、戦略と実行を常に連携させます。

Confluence プロジェクト ハブをチェックすれば、ローンチ直前のレビューで慌ただしく最新情報を探す必要はありません。Jira 課題はすでに埋め込まれていて、Jira の要素がわかりやすいグラフで現状を正確に示しています。新しいタスクを割り当てる必要がある場合は、Jira 課題を Confluence で直接作成して、マーケティングにおける議論を実行可能な開発作業に変えていきましょう。

Jira と Confluence の連携によって、部門横断型チームは伝達不足に陥ることなく、スムーズにプロジェクトを進めることができます。

人工知能を活用した自動化で作業をスピードアップ

プロジェクト マネージャーは、ミーティング、ステータスの更新、その他絶え間ないコミュニケーションを常にこなしています。メモのまとめや進捗の追跡など、手作業による管理では、あらゆるものに遅れが生じます。

Confluence の 人工知能なら、煩わしい仕事を自動化できます。ミーティングの要約を自動的に生成するので、誰もメモを取る必要はありません。数ページにわたるものでもワンクリックで要約できるので、戦略ドキュメントやステータス レポートから重要なポイントを簡単にまとめることができます。

プロジェクト トラッカーを時間をかけて手動でアップデートするのではなく、人工知能に次のステップをハイライトさせ、ドキュメントを更新させます。人工知能を活用した自動化により、チームは煩わしい作業に拘束されることなく、プロジェクトの推進に集中できます。

コネクテッド ワークスペースでプロジェクトをパワーアップする