CMDB: Bases de datos de gestión de la configuración

Una base de datos de gestión de la configuración (CMDB) se usa para gestionar y almacenar información sobre los elementos que conforman un sistema de TI. 

Las bases de datos de la gestión de la configuración son parte del proceso de gestión del servicio de TI (ITSM) y llevan a cabo un seguimiento de las opciones de configuración (CI) individuales, es decir, cualquier recurso o elemento que se incluya en la distribución de los servicios de TI. Las CMDB almacenan información sobre los atributos y las dependencias de las CI, además de los cambios en su configuración que se implementan con el tiempo, lo cual permite que los equipos de TI diseñen y conserven las relaciones que unen a las CI. 

Al realizar un seguimiento de la información y comprender la relación de las CI en la infraestructura, los equipos de TI pueden diseñar procesos de ITSM más eficientes (como la gestión de cambios, de incidentes y de problemas) y evaluar mejor el impacto que tienen los cambios o las interrupciones en los servicios de TI, la infraestructura y los resultados empresariales.

Un recurso de TI es cualquier hardware, software o dato del que una empresa depende para realizar sus operaciones. Esto incluiría, por ejemplo, todas las computadoras portátiles, las impresoras, los sistemas operativos, las aplicaciones, las bases de datos, los enrutadores, los servidores, los recursos de nube, las licencias de software, y también los datos recopilados sobre el uso de estas tecnologías.

La gestión de recursos de TI (ITAM) se ocupa del ciclo de vida de un recurso, lo cual incluye obtenerlo y mantenerlo, supervisar la depreciación de su valor y determinar el momento en que debe remplazarse. Mientras que la gestión de recursos suele encargarse de cada recurso en particular, la gestión de la configuración se centra en las relaciones de los recursos con otros de ellos y su contribución al rendimiento de los servicios de TI. Para lograrlo, almacena los recursos y la información sobre ellos como CI, las cuales se gestionan con una CMDB.

Las CMDB varían mucho entre las distintas empresas e incluso en una misma, según los resultados empresariales que se quieran lograr. Sin embargo, la mayoría tiene un panel en el que se organiza y se presenta la información más pertinente sobre las CI seleccionadas. En esta interfaz, suelen incluirse indicadores sobre el uso actual y pasado de las CI, listas sobre incidentes y problemas relacionados, una función de asignación de los servicios de TI y un modo de ver el efecto de los cambios en las CI en los procesos empresariales de mayor envergadura. 

La forma de las CMDB puede ser muy diferente en función del modo en que el usuario configure las relaciones en la solución que utiliza. Por ejemplo, una lista de CI para un servidor puede incluir información sobre la relación entre las interfaces de red, los servicios implementados, el dueño del servicio y otras CI que podrían verse afectadas por un evento determinado que se produzca en la CI principal. 

Debido a que los entornos de TI cambian y se complejizan permanentemente, es fundamental incorporar iniciativas integrales que mantengan actualizada la información de las CI para poder aprovechar los beneficios de las CMDB. Un panel de CMDB suele incluir un modo de recopilar automáticamente datos sobre dispositivos en una red con el objetivo de crear registros de CI y actualizarlos, pero es necesario que los equipos y los departamentos estén coordinados para que esta información sea precisa.

La biblioteca de infraestructura de TI (ITIL) es un subconcepto de la ITSM. Así como ITSM es un enfoque estratégico de las operaciones de TI y los procesos de prestación de servicios, ITIL es el conjunto de prácticas recomendadas para efectivamente implementar la ITSM. Ofrece directrices y consejos prácticos que pueden seguir las empresas para optimizar los procesos de TI y la prestación de servicios, independientemente del sector al que pertenezcan o el área en que se especialicen.

Las CMDB son un elemento esencial del enfoque de ITIL sobre el proceso de gestión de la configuración. De acuerdo con ITIL, las CMDB son necesarias para que los equipos realicen un seguimiento de las relaciones entre las CI y mantengan la información sobre los recursos. En particular, ITIL define las formas, las directrices y los casos prácticos que pueden usar las empresas para gestionar la configuración, con el objetivo de recopilar y mantener datos precisos sobre las CI y sus dependencias.

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Si una empresa tiene una infraestructura de TI, es probable que siga prácticas recomendadas de la ITIL, lo cual significa que las CMDB tendrán un papel fundamental en su enfoque de ITSM. Las CMDB recopilan datos sobre todas las CI de un sistema, lo cual permite que los equipos de TI conozcan los recursos de la empresa y gestionen varias tareas relacionadas, como el mantenimiento, la resolución de problemas y el aprendizaje a partir de ellos, el cumplimiento normativo y el diseño de procesos de TI más eficientes.

A continuación, presentamos algunos ejemplos de modos en que las CMDB permiten que las empresas tengan un entorno de TI eficiente, seguro y confiable.

Análisis del impacto

El análisis del impacto, también conocido como análisis del impacto de los cambios, es el proceso mediante el cual se identifica y comprende el efecto que puede tener un cambio en las dependencias, la infraestructura, los recursos o las actividades de la empresa en sus resultados. En el análisis, también se puede incluir una aproximación de lo que debe suceder para llevar adelante un cambio.

Para realizar un análisis del impacto, una empresa de TI moderna necesita recopilar información para fundamentar su estudio detallado, tanto antes como después del posible cambio. Una CMDB realiza un seguimiento de tal información, y las más eficientes incluyen un conjunto de opciones de análisis integradas para que las empresas utilicen los datos de configuración recolectados para tomar las mejores decisiones empresariales con la menor cantidad de recursos adicionales posibles.

Gestión de los incidentes

Con el panel de la CMDB, las empresas pueden realizar un seguimiento de los incidentes en todo el entorno de TI. Las CMDB más avanzadas incluso permiten que los usuarios analicen los problemas (las causas de los incidentes), ya que muestran las relaciones entre las CI.

Esta información se puede usar para realizar un seguimiento de los incidentes, desde el origen hasta el punto final, lo cual permite que los equipos de TI puedan responder a ellos de manera más estratégica. Si bien esta función ya reduce la intervención humana, las empresas pueden usar la automatización para que las respuestas sean más rápidas y predecibles y se aprovechen mejor los recursos. Por ejemplo, se puede automatizar la generación de solicitudes de seguimiento de incidentes, su actualización a medida que se realizan cambios y su cierre cuando se resolvieron los problemas.

CMDB como "fuente de información única"

Debido a que las CMDB se usan para realizar un seguimiento de las CI y mantener las relaciones entre ellas, muchas empresas las utilizan como un registro de todos los datos relevantes sobre la configuración de su entorno de TI, también conocido como "fuente de información única", y se basan en este registro cuando desarrollan sus estrategias. A medida que aumenta la complejidad de las empresas, los beneficios que ofrece esta fuente de información única también lo hacen.

Sin embargo, el mantenimiento de una CMDB como fuente de información única resulta complicado desde un punto de vista logístico, ya que incorporar todos los datos de una empresa en una única base de datos puede ser complejo y propenso a errores. Para asegurarse de que los datos sean pertinentes y se almacenen de manera adecuada, muchas empresas adoptan un enfoque federado para mantener la fuente de información única, mediante el cual se garantiza que estos se encuentren en varias ubicaciones y que se dupliquen en la CMDB.

Por ejemplo, se podría usar una herramienta de gestión financiera de TI (ITFM) para la información sobre este ámbito, pero la CMDB duplicaría esos datos y funcionaría como fuente de información primaria solo si se utilizara en el proceso más extenso. A la hora de federar los datos de este modo, con el fin de mantener la uniformidad entre una herramienta especializada y una CMDB, se necesitan herramientas de automatización potentes para que la complejidad del sistema no impida que las personas puedan gestionar su entorno de TI.

Las CMDB en la nube detectan y recopilan automáticamente los datos de configuración de los recursos en la nube (como las máquinas virtuales, las bases de datos y los servicios), principalmente a través de las integraciones de la API con los proveedores de la nube. De este modo, la información se almacena en una base de datos que se adapta al entorno de nube. Además, crean un modelo de las relaciones entre estos recursos, lo que ofrece una vista concentrada del entorno de TI y sus dependencias, a la que se puede acceder a través de la Web. Al integrarse con otras herramientas de TI a través de las API, posibilitan la automatización y aportan información inmediata para mejorar la gestión de incidentes, el control de cambios y la supervisión general de TI, y se actualizan de manera permanente a medida que evoluciona la infraestructura de nube.

• Precisión, alcance y especificidad de los datos: para que la CMDB sea precisa, se requiere regularidad y uniformidad en los procesos. Si los datos son erróneos o no están completos, la CMDB pierde confiabilidad y valor. Además, una cantidad excesiva de datos saturará el sistema, mientras que una escasez de ellos excluirá información esencial. Para que el alcance y la especificidad sean adecuados, hay que planificar y definir las necesidades con claridad.
• Integración con las herramientas y procesos actuales: una CMDB debe funcionar bien con tus herramientas ITSM, ya que, si no se integra de manera adecuada, se producirán silos de datos y errores y, por tanto, no aportará el valor deseado.
• Calidad de los datos: uno de los principales desafíos de la implementación es garantizar la exactitud de los datos a lo largo del tiempo. Para ello, se realizan comprobaciones periódicas, se automatizan los procesos y se determina la propiedad de los datos. La información que no se controla queda obsoleta.
• Recursos y cultura empresarial: una CMDB eficaz requiere personal capacitado para diseñarla, gestionarla y ocuparse de su mantenimiento. Además, su implementación puede cambiar el método de trabajo de un equipo de TI. Por eso, la cultura y los conocimientos pueden ser un obstáculo para su correcta aplicación.
• Demostración del valor y el ROI: no siempre es sencillo demostrar los primeros beneficios de una CMDB. Para obtener respaldo, hay que probar sus ventajas, como una resolución de incidentes más rápida y una mejor gestión de los cambios.

Una CMDB debe ser el sistema de registro de todos los elementos del entorno de TI. En concreto, debe hacer un seguimiento de los elementos que pueden funcionar mal, así como de los que hay que corregir o actualizar para crear un registro de cambios. Si dividimos el sistema en sus distintos componentes, las ventajas y las aplicaciones prácticas de una CMDB incluyen:

• Gestión de problemas e incidentes: una CMDB ofrece un panorama preciso de la infraestructura de TI y de las dependencias entre los elementos, y permite que los equipos identifiquen la causa raíz de los incidentes, comprendan su posible impacto y agilicen su resolución.
• Gestión del cambio: una CMDB permite que los equipos analicen el posible impacto del cambio en los sistemas y servicios relacionados, lo cual reduce el riesgo de interrupciones no deseadas. Además, el seguimiento del historial de configuración puede proporcionar un registro de auditoría de los cambios, lo que facilita el cumplimiento y la resolución de problemas posteriores a la implementación.
• Gestión de activos y optimización de costos: una CMDB gestiona un amplio inventario de todos los activos de TI (como el hardware, el software y las licencias) y permite que las empresas optimicen sus recursos, hagan un seguimiento de los costos y garanticen el cumplimiento de los acuerdos de licencia de software. Debido a que identifica activos poco utilizados y proporciona datos para tomar decisiones de compra informadas, una CMDB capacita a las empresas no solo para que tomen decisiones acertadas, sino también para que mejoren la eficiencia y reduzcan los riesgos en diversas operaciones de TI.
• Iniciativas de seguridad y cumplimiento: las CMDB también permiten conocer el entorno de TI. De este modo, es posible identificar los sistemas vulnerables o que incumplen la normativa y respaldar los procesos de auditoría con información precisa y actualizada.
• Asignación de servicios y recuperación ante desastres: las CMDB, que representan visualmente los elementos de la infraestructura que sustentan los servicios empresariales, facilitan la asignación de servicios para comprender mejor su estado y el impacto durante las interrupciones. Además, permiten documentar los sistemas fundamentales y sus dependencias para que el proceso de recuperación sea más fluido. 

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• actualizar la CMDB con información relevante y precisa de usuarios, equipos y recursos dispares.;
• automatizar la respuesta ante incidentes y facilitar un seguimiento de auditoría uniforme;
• optimizar los pasos que se requieren para solucionar los problemas y aplicarlos según sea necesario;
• garantizar que la información de la infraestructura esté siempre actualizada, sea procesable y se pueda auditar, mientras los equipos interdisciplinarios, que pueden tener acceso a ServiceNow o no, llevan a cabo las tareas.

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