How to create workflows for business projects

The way tasks and processes are managed in Jira business projects is through workflows. A workflow maps out the steps and statuses that a task can go through and defines your process.

If your team does work that's more complicated than To Do → In Progress → Done, then you'll need to customize the way your typical processes are set up. You can edit the overall workflow used in a business project, or modify the way particular task types are handled in the workflow.

主なワークフローコンポーネント

Business project workflows are made up of several key components.

ステータス: 現在の状態

トランジション: イベントの変更

Transitions are the actions that move a work item between statuses. For example, Sent to review.

解決状況: 最終状態

When a work item is finalised and no longer open, it needs a resolution status.

The resolution closes the work item and represents the final state of the piece of work. For example, Done, Published, or Rejected.

ワークフロー手順はボード列にマッピングされます

If you use boards, you'll notice there's a correlation between your workflow's order and your board. Each step of a workflow is associated with a column on the board.

They may correlate one to one, or there may be multiple workflow steps associated with one column. For example, a work item with the workflow steps Draft, Review, or Approve might all appear in the In Progress column.

ワークフローをシンプルに保つ

ビジネス プロジェクトのワークフローは業務プロセスをより簡単にして、できるだけシンプルに保つことができるように設計されています。ここでは簡単な編集プロセスの例を示します。

Start → Story ideas → Draft → Review → Final draft → Final review → Published

上記の例では、作業の部分はプロセス内で前にのみ進めることができます。ただし、別のレビュー ステータスの代わりに、レビュー ループを作成して、さらにシンプルにすることができます。

ループでは、下書きやレビュー サイクルで作業を前後に移動させることができます。

プロセスの簡素化に役立てるよう、それらを完全にマッピングし（上記の図のように）、どこで手順を統合できるかに目を向けます。各手順は作業部分の現在の状態を示しています。そのため、何度も同じ状態になる可能性がある場合、1 つの状態のみを反映させることを検討してください。

プロジェクトのワークフローの更新

If your business project has a workflow that's pretty close to what you need, you can update it by adding statuses and transitions to suit your needs.

既存のプロジェクト ワークフローを更新する方法

1. ワークフローを更新するビジネス プロジェクトを選択します。

2. Next to your project’s name in the sidebar, select More actions (•••), then Project settings.

3. サイドバーから [ワークフロー] を選択します。

4. [ワークフローを編集] を選択します。

5. You can do any of these actions:

   • [ステータスを追加] を選択して、ワークフローに新しいステップを追加します (既存のステータスを追加したり、新しいステータスを作成したりすることができます)。

   • [トランジションを追加] を選択するか、あるステータスのノードから別のステータスのノードにドラッグして、トランジションを追加します。

6. [下書きの公開] をクリックします。

When you publish your new workflow, Jira will ask if you'd like to save a copy of the original. If you're not sure about your changes, or you just like to be cautious, save a copy of the original workflow so you can re-apply it to your project should you need to.

In this example, you need to approve a work item (it'll then transition it to the Approved status) before you can complete it (transition it to Done). From Done, if the work item needs more work, you can either reopen it (transition it to Approved again) or send it to be reassessed for approval (transition it to the To Do status).

ワークフローの作成と編集の詳細については、「ワークフローで作業する」を参照してください。

すべての利害関係者に相談する

If your process involves multiple people, teams, or groups, then you need to develop a workflow that meets everyone's needs. Get stakeholders in a room to talk about requirements and minimum must-haves. Here are some things to think about:

• What are the basic steps in the process? What steps are done by each group, team, or person? Are any steps repeated or looped, such as review steps or approval gates?

• プロセスの完了に必要な情報は何ですか?リクエスト フォームなどはありますか?設計や資産は関与していますか?最終的な成果物はなにですか?

• What restrictions do there need to be to ensure that the process is followed? For example, can some steps only be done by some people? Who are the approvers?

新しいワークフローの作成

If there isn't an existing workflow to meet your needs, you can create a new one to use with your project.

1. Select Settings then Work items.

2. Select Workflows, then Add workflow.

3. 以下の両方を利用して、ニーズに合うワークフローを作成します。

   • [ステータスを追加] を選択して、ワークフローに新しいステップを追加します (既存のステータスを追加したり、新しいステータスを作成したりすることができます)。

   • [トランジションを追加] を選択するか、あるステータスのノードから別のステータスのノードにドラッグして、トランジションを追加します。

4. [下書きの公開] をクリックします。

5. プロジェクトで使用する新しいワークフローを選択します。

   1. ワークフローを更新するビジネス プロジェクトを選択します。

   2. Next to your project’s name in the sidebar, select More actions (•••), then Project settings.

   3. サイドバーから [ワークフロー] を選択します。

   4. [ワークフローを編集] を選択します。

   5. 新しいワークフローを選択して、[次へ] を選択します。

   6. このワークフローを使用する作業タイプを選択し、[終了] を選択します

   7. [公開]、次に [関連付け] を選択して、既存の作業項目をワークフローの新しいステータスに移行します。

トランジションを通じてタスク操作を管理する

You can take control over how your work items behave as they are progressing through the workflow by customizing transitions. For example, you can make sure work items are always assigned to a certain person when they are in a certain status.

これは高度なタスクです。

条件を使用してステータスを制御する

Use conditions to determine who can change work items from one specific status to another. For example, make it so that only a particular assignee (like a reviewer) can change the status of a work item to Ready to publish.

検証タスクを設定する

Use validators to ensure that a status change gets validated before it happens. For example, before changing to a Review status, a validator can check if a draft is ready.

自動アクションを作成する

Use post-functions to trigger specific changes on work items after they've passed conditions and validators. For example, you can set a post-function to make sure a resolution reason is always given when the resolution is set.

特定のステータスに担当者を割り当てる

You can make it so that whenever a status of a work item is changed, it forces the user to choose a new assignee. This ensures that the next part of the work gets done by the right person. See advanced workflow configuration for more.

トランジション プロパティの管理

ビジネス プロジェクトは、トランジションの一部のプロパティを認識します。最も一般的なものは、ユーザーに表示される特定のトランジションの解決状況を制限することです。たとえば、ディスク メディアを廃棄する際には「表面を傷つける」という解決状況を表示して、書籍の場合には表示しない、などが考えられます。

これらのタスクの詳細については、「ワークフローの詳細設定」を参照してください。